Normalmente un gerente de proyectos gestiona varios proyectos al tiempo y en cada proyecto pueden generarse varias solicitudes de cambio; de manera que la mayoría de las veces, en el momento en el que se requiere, no resulta sencillo encontrar la información de una solicitud de cambio específica o identificar rápidamente su estado. Mas aún cuando debe entregarse al área administrativa o contable la información para facturación. Lo anterior puede simplificarse generando una Bitácora de solicitudes de cambio, que no es más que una matriz en la que se registra la información de las solicitudes de cambio en la medida en que sean generadas.

La matriz debería contener:

• el cliente
• el proyecto
• el título del cambio
• la fecha
• el esfuerzo
• el estado
• si requiere facturarse o no
• y en caso que lo sea el número de la orden de compra y el número de la factura.

Esta matriz se convierte en una herramienta clave para la gestión de las solicitudes de cambio ya que: consolida en una sola vista la información relevante de las solicitudes de  todos los proyectos de todos los clientes y permite compartir y controlar la información con las áreas administrativas para el manejo de la facturación de dichas solicitudes que en algunos casos puede, por cualquier motivo, no realizarse.